Buku kira-kira persatuan - Penyedian bajet

Perkara asas patut dilaporkan dalam laporan kewangan ialah sejauh mana keadaan kewangan persatuan jika dibandingkan dengan bajet. Bajet menentukan aras yang patut dicapai oleh persatuan samada dari segi jumlah kutipan atau dari segi kelancaran aktiviti yang patut dijalankan.

Oleh itu, untuk kelancaran perjalanan persatuan, satu bajet perlu disediakan. Berapakah jumlah kutipan yang boleh dibuat secara bulanan? Apakah aktiviti-aktiviti yang dijalankan selama setahun? Berapa perbelanjaan diperlukan untuk menjalankan aktiviti-akitiviti tersebut? Adakah jumlah kutipan mencukupi? Perlukah mendapat bantuan kewangan dari badan induk atau tajaan perseorangan atau syarikat? Semua persoalan ini perlu dijawab dan diringkaskan sebagai bajet kewangan.

Adalah wajar bajet ini dilakukan untuk penggal baru dan dibuat untuk sekurang-kurangnya tempoh satu tahun kedepan. Setelah bajet dibentangkan dan diluluskan oleh pihak pengurusan atau exco, barulah ianya digunakan untuk memantau aktiviti persatuan untuk tempoh setahun. Ingin mendapatkan contoh bajet persatuan? Hantarkan email kepada saya isunik@gmail.com

Buku Kira-kira Persatuan: Perlunya Buku Akaun

Sudah tentu penyediaan buku kira-kira memenuhi tujuan tertentu. Tanpa buku kira-kira yang betul, mungkin tujuan tersebut tidak dapat dihasilkan. Untuk sebuah persatuan, perkara asas yang ingin dipantau adalah pembayaran yang dibuat oleh ahli-ahli persatuan. Siapa yang sudah bayar yuran dan sejauh mana kutipan yuran telah dibuat. Oleh itu satu rekod asas buku kira-kira yang perlu ada ialah rekod pembayaran keahlian. Rekod tersebut perlu dapat merekodkan siapa yang sudah bayar yuran dan berapa banyak tunggakan yuran.

Perkara kedua yang ingin dipantau adalah aktiviti-aktiviti yang dijalankan. Sebanyak mana perbelanjaan telah dibuat untuk aktiviti tertentu. Bagaimana aktiviti tersebut dapat dijalankan? Mungkin ada sumbangan kewangan lain telah dapat dibuat untuk menampung aktiviti tersebut. Semua ini memerlukan rekod tertentu supaya mudah untuk diawasi.

Sudah tentu, jumlah wang yang boleh dibelanjakan untuk tempoh masa tertentu juga perlu diketahui. Adakah persatuan ada cukup jumlah tunai ditangan untuk menampung keperluan wang terdekat? Dengan adanya buku akaun yang betul, perkara ini juga amat mudah diawasi. Dari laporan kewangan berkala yang dibuat, pihak pengurusan juga dapat buat tindakan susulan lain jika perlu untuk memastikan perjalanan operasi persatuan tidak tergangu.

Bolehlah email kepada saya jika ingin melihat contoh buku kira-kira persatuan yang mudah dikendalikan.

Buku Kira-Kira Dokumen Asal

Setiap transaksi dimulakan dengan dokumen asal. Contoh dokumen asal adalah resit terima bayaran, inbois dan rekod bayaran. Dokumen asal perlu disimpan secara teratur untuk rujukan jika diperlukan. Sewajarnya, susunan dokumen asal yang disimpan adalah mengikut susunan rekod yang dibuat. Ini memudahkan rujukan balik ke fail dokumen dari rekod buku kira-kira.

Dokumen asal kosong boleh dibeli dikedai alatulis. Hanya perlu menggunakan cop persatuan setiap kali dokumen dikeluarkan. Dengan kecanggihan applikasi computer sekarang, anda juga boleh menggunakan aplikasi seperti Excel Microsoft untuk mencipta dokumen asal anda sendiri.

Pastikan nombor turutan pada dokumen asal tidak terputus atau melompat. Ini ciri penting untuk memastikan kelengkapan transaksi. Penggunaan nombor dokumen yang melompat atau tidak mengikut turutan akan mengelirukan dan menyukarkan pemantaun oleh pihak ketiga, seperti auditor luar atau pihak berwajib.

Sekiranya dokumen yang bernombor tidak digunakan oleh sebab-sebab tidak dapoat dielakkan, pastikan dokumen tersebut juga disimpan. Letakkan nota kenapa dokumen tersebut tidak digunakan. Ini memastikan semua dokumen asal disimpan dan tiada nombor yang melompat atau tidak mengikut turutan. Letakkan komen anda disini untuk mendapatkan contoh dokumen asal.

Buku kira-kira Persatuan

Untuk sebuah persatuan, selain melaporkan keadaan kewangan kepada pihak berwajib untuk tempoh tertentu, adalah satu tindakan bijak sekiranya laporan kewangan dibentangkan pada pihak pengurusan secara berkala. Kekerapan laporan hendaklah selari dengan kekerapan mesyuarat pengurusan. Contohnya sekiranya mesyuarat pengurusan diadakan secara bulanan, adalah wajar laporan kewangan dibuat secara bulanan.

Laporan kewangan ini mesti membantu pihak pengurusan memantau bayaran keahlian dan juga kutipan-kutipan lain dan buat tindakan susulan sekiranya ada kelewatan. Kepentingan jumlah wang masuk tidak boleh dinafikan sekiranya aktiviti-aktiviti persatuan yang telah dirancang dapat diteruskan.

Perbelanjaan yang dikeluarkan untuk setiap aktiviti juga perlu dikaji untuk mengelak pembaziran bajet yang telah diperuntukkan.

Keperluan laporan kewangan ini bukan sahaja untuk persatuan yang besar, yang mungkin ada akauntan dalaman yang melakukan tugas menjaga kewangan persatuan, tapi juga untuk persatuan kecil yang menggabungkan jumlah ahli yang kecil. Untuk tujuan itu, tulisan blog seterusnya akan cuba memberi sedikit panduan mudah untuk persatuan kecil merekodkan kewangan persatuan dan seterusnya membuat satu laporan kewangan yang ringkas untuk tempoh tertentu. Teruskan membaca blog ini

Hampir Sudah Semua Jawapan

Satu aktiviti sampingan, mungkin sepenuh masa untuk sebahagian kecil orang, yang menyenangkan dan mungkin boleh mendapat sedikit imbuhan adalah dengan menyertai peraduan. Banyak peraduan di adakan setiap hari, cuma kita perlu pandai mencari peraduan yang sesuai dengan diri kita.

Ada peraduan memerlukan pembelian, ada memerlukan kreativiti seseorang. Yang penting peraduan adalah salah satu cara untuk memperkenalkan khidmat atau produk dengan melibatkan orang ramai untuk turut serta secara tidak langsung. Individu yang teruja dan terlibat dengan peraduan tanpa disedari mungkin menghebahkan dan melibatkan orang disekeliling mereka untuk turut serta.

Jika anda berminat menguji minda, mencari jawapan berdasarkan soalan-soalan berkaitan buku, boleh turut serta dengan peraduan MENCARI HARTA BUKU NOV 09 yang dianjurkan oleh B3LIMA. Sedikit saguhati diberikan kepada peserta yang mampu memecahkan kod-kod soalan. Hanya tinggal beberapa hari sebelum peraduan tamat 27 Nov 2009 ini.

Jika anda berminat melihat peraduan-peraduan lain yang diadakan setiap hari di Malaysia boleh lah ikuti laman berikut:
http://www.emenang.com/
http://my.peraduan.com/

Lambaian Pantai Cuti Sekolah

Cuti sekolah sudah bermula. Agak-agaknya sudahkah kita buat perancangan untuk belanja cuti sekolah ni. Apa keperluan yang perlu kita dulukan. Sedikit panduan:

1) Selidik perbelanjaan anda dengan teliti.
Kemana duit anda selama ini. Buat satu senarai panjang. Apakah dorongan disebalik setiap perbelanjaan. Adakah ianya keperluan, atau hanya dorongan emosi. Mungkin dengan kajian terperinci ini, anda boleh buat aturan keperluan untuk tahun depan. Belanja yang perlu didahulukan, dan mungkin kemewahan boleh diletakkan disenarai yang terakhir.

2) Adakan bajet percutian
Berapa banyak duit anda boleh simpan, setiap bulan. Bergantung pada kaji selidik perbelanjaan, ketepikan sedikit duit untuk percutian. Kalau banyak boleh keluar negara, kalau sedikit cukuplah hanya di sini sahaja. Paling kurang pun ajaklah keluarga makan ditempat yang agak selesa sekali sekala.

3) Benarkan sedikit perubahan
Kalau ikut budget keterlaluan mungkin agak perit. Hinggakan menimbulkan suasana tegang dirumah. Oleh itu benarkan sedikit ruang untuk belanja lebih dari yang di anggarkan. Satu contoh mudah, jika anda ingin bercuti dengan bajet RM2 ribu, dapatkan kos cuti dalam RM1500. Oleh itu anda ada ruang RM500 untuk belanja yang tidak dijangka semasa percutian.

4) Buat senarai belanja untuk tahun depan
Inilah asasnya. Kalau tak cukup mungkin kenalah rancang untuk tambah pendapatan. Kerja luar, kerja sambilan dan kerja di rumah dan banyak lagi.

5) Buat senarai hadiah
Hadiah ini termasuklah, hadiah kawin, hadiah harijadi, duit raya dan sebagainya yang diberikan secara percuma kepada orang lain. Dalam bentuk barang atau nilai tunai. Belanja makan pun boleh dikira hadiah. Buat satu bajet juga, sebab ramai yang ingin melangkah kealam perkahwinan di musim cuti ini. Sesiapa yang dijemput dating tu kenalah memberi. Takkan makan “free” je kot.

6) Beli “online”
Sungguh mudah sekarang ni untuk membeli. Secara ‘online’ memanglah mudah. Tapi kena pastikan buat perbandingan harga. Bacalah syarat dan terma kecil dibawah borang pembelian. Kalau ada kupon boleh lah pakai untuk dapat harga murah. Kalau ada ‘sales’ lagi la elok. Tapi tidak semestinya membeli terus di internet. Boleh juga gunakan maklumat yang didapati diinternet untuk mendapatkan harga patut dikedai biasa.

7) Masukkan sedekah jariah
Kalau anda ada sedikit ruang, masukkan sedikit dalam bajet untuk sedekah pilihan anda. Asingkan duit ini supaya tidak terlepas dari tangan sebelum sampai kepada yang diperlukan. Semoga lebih selamat lah hidup kalau banyak bersedekah ni.

Kad Satu Pinggang Tapi Hutang Tak Ada

Kawal hutang anda dengan kad kredit. Bagaimana caranya:

1) Jangan bayar fee tahunan.
Ada banyak kad kredit yang tidak mengenakan fee tahunan. Ada yang tidak mengenakan fee tahunan seumur hidup. Sekiranya anda pengguna harian, guna kad kredit untuk kemudahan urusan harian seperti bayar minyak atau beli barang dapur, kad yang tidak mengenakan fee tahunan adalah terbaik untuk anda.

2) Jangan tunda bayaran
Ini satu kebiasaan yang perlu di ikuti secara tegas. Menunda bayaran akan hanya menambah hutang anda, dan agak sukar untuk mengawal hutang yang terkumpul. Baki hutang kosong setiap hujung bulan adalah yang terbaik. Dengan baki kosong, kuasa ditangan anda. Jika ada hutang, kuasa adalah ditangan bank ;)

3) Ambil perhatian jika memindah baki ke kad lain
Fee pindahan mungkin tinggi dari interes yang dibayar di bank yang lama. Buat perkiraan yang betul dan baca sepenuhnya syarat dan peraturan pindahan.

4) Potong kad
Sekiranya ada banyak kad, pilih kad yang diperlukan sahaja. Ada kad boleh digunakan untuk tol, ada kad boleh digunakan diluar negara, ada kad boleh buat transaksi di internet dengan mudah dan sebagainya. Tapi kalau kad ada fee tahunan yang tinggi, lebih elok potong saja.

5) Ambil kad tapi tak pakai
Guna sekali-sekala saja dan guna untuk jumlah kecil sahaja. Boleh digunakan jika perlu disaat-saat kecemasan sahaja.

6) Buat perbandingan
Buatlah perbandingan. Banyak kad memberikan bermacam-macam insentif untuk menarik pelanggan. Mungkin boleh pakai kad selagi insentif berjalan dan tidak mengenakan fee yang keterlaluan.

Gunakanlah kad kredit dengan bijak. Jangan jadikan kad along peribadi anda dan membelenggu hidup penuh dengan hutang.

Kunci Kira-Kira Bulanan

Menggunakan data yang sama seperti di entri Penyata Untung Rugi Bulanan, Kunci Kira-Kira juga perlu dihasilkan.



Oleh kerana ada stok tidak terjual diakhir bulan, jumlah stok tersebut merupakan aset perniagaan. Untung untuk tempoh tersebut merupakan tanggungan kepada perniagaan, kerana jumlah untung adalah wang yang harus dipulangkan kepada peniaga. Setelah mengambil kira stok dan untung, kunci kira-kira akan menjadi seperti berikut:



Kita dapat lihat, jumlah aset adalah sama dengan jumlah tanggungan. Kita juga dapat lihat, untuk perniagaan kecil, penggunaan buku tunai sudah cukup untuk mengawal kos perniagaan dan mengira untung/(rugi). Penggunaan buku tunai tidak memerlukan pemahaman penuh catatan bergu.

Silih pilih menu 'Muat Turun Dokumen' untuk melihat contoh dokumen.

Penyata Untung Rugi Bulanan

Sebaiknya, buku akaun harus ditutup setiap bulan dan buat akaun baru untuk bulan baru. Sekiranya kita tutup buku tunai kita, mungkin kita ada rekod akaun seperti berikut.



Dengan adanya rekod tersebut, kita boleh membuat satu kiraan mudah, berapakah untung perniagaan ini seperti berikut.



Namun kerana tidak semua stok yang dibeli telah dijual, jumlah stok yang tidak terjual harus ditolak dari kos jualan. Pengiraan stok belum dijual perlu dibuat secara kiraan semula stok yang ada. Andaikan stok tidak terjual berjumlah 1,000, penyata untung rugi akan menjadi seperti berikut:



Kerana buku kena seimbang, perbezaan jumlah antara jualan (1000) dan kos jualan (700) adalah untung/(rugi) perniagaan. Dari data diatas, jumlah untung adalah 300 (1000 - 700)

Sila pilih menu 'Muat Turun Dokumen' untuk melihat contoh dokumen.

Buku Akaun Hari Pertama

Buku Tunai dan Bank, boleh dikembangkan untuk merekodkan pelbagai transaksi perniagaan. Setiap perniagaan sudah semestinya dimulakan dengan buku akaun pertama. Transaksi pertama yang hendak direkodkan adalah pelaburan peniaga dalam perniagaan. Ini kerana perniagaan tidak dapat membuat apa-apa transaksi tanpa ada modal.



Sekiranya peniaga memulakan perniagaan dengan modal tunai, ini boleh direkodkan didalam buku Tunai dan Bank seperti diatas. Oleh kerana ini merupakan duit masuk, jumlah yang dimasukkan ditunjukkan sebagai positif di ruangtegak(column) Bank dan negatif di ruangtegak tambahan, Saham.

Sekiranya anda perhatikan, jumlah yang sama dimasukkan didalam kedua-dua ruangtegak. Perbezaannya satu nilai positif dan satu nilai negatif. Sekiranya dicampur nilai tersebut di ruanglintang (row) kita akan mendapat nilai ”0” (5,000 – 5,000).

Kiraan ”0” ini amat penting untuk memastikan rekod telah dicatatkan dengan betul.

Buku Tunai dan Bank Perniagaan

Buku Tunai dan Bank adalah dua buku Akaun yang utama untuk perniagaan. Buku Tunai dan Bank merekodkan duit masuk dan duit keluar perniagaan. Baki duit didalam buku ini semestinya sama dengan jumlah tunai di tangan dan duit didalam bank.

Mengemaskini buku Tunai dan Bank amat mudah, setiap duit masuk direkodkan sebagai positif dan duit keluar sebagai negatif (atau dalam kurungan). Nota transaksi ditulis di ruang kanan – tarikh, dokumen rujukan, no rujukan dan perkara.

Contoh buku dibawah, peniaga memulakan perniagaan dengan memasukkan duit 5,000 kedalam akaun bank. Kemudian 1,000 dikeluarkan sebagai tunai. Perniagaan menghasilkan jualan tunai 1,000. Sehingga akhir hujung bulan, pembayaran di buat untuk bil api dan kad kredit. Oleh itu baki duit perniagaan ini adalah 1,800 tunai di tangan dan 3,000 didalam akaun bank.



Buku Tunai dan Bank dikategorikan sebagai buku Aset. Buku tunai dan bank boleh dibeli dikedai alatan pejabat. Anda juga boleh mendapatkan contoh buku Tunai dan Bank di laman ini.

Buku Jualan dan Kos Jualan

Untung/Rugi perniagaan untuk satu tempohmasa juga boleh dikira dengan mengira perbezaan jumlah jualan dan jumlah kos penjualan untuk tempohmasa tersebut.

Ditulis dalamm bentuk matematik,

Jualan (tempohmasa) - Kos Penjualan (tempohmasa)

= Untung/Rugi (tempohmasa)

Contoh kos penjualan:
Stok yang dijual
Kos pengangkutan
Kos pentadbiran perniagaan
Sewa kedai
...semua jenis perbelanjaan yang membolehkan Jualan dibuat.



Jenis buku akaun yang ada diatas adalah buku Jualan dan buku Kos Penjualan.

Dengan Buku Aset dan Tanggungan, buku akaun perniagaan ada empat jenis:

- Buku Aset
- Buku Tanggungan
- Buku Jualan
- Buku Kos Jualan

Secara matematik ini boleh ditulis seperti berikut;

Aset Bersih (awalmasa) + (Jualan – Kos Penjualan)

= Aset Bersih (akhirmasa)

Dalam contoh dibawah (400 + 300 = 700)



Segala jenis buku Akaun, yang mempunyai pelbagai nama, boleh di kategorikan dalam empat jenis buku Akaun ini. Jenis buku Akaun tersebut digunakan oleh semua perniagaan, samada peniaga runcit atau perniagan berbillion ringgit. Rekod komputer yang canggih juga menggunakan jenis buku Akaun yang sama.

Buku Aset dan Tanggungan

Didalam entri mengenai Untung dan Tunai, saya ada perkenal satu kaedah pengiraan untung dengan mengira peningkatan jumlah Harta/Aset perniagaan untuk tempoh waktu yang dikira.

Untuk lebih tepat, jumlah Tanggungan juga perlu ditolak dari pengiraan untuk mendapatkan jumlah Aset Bersih perniagaan. Oleh itu dengan menggunakan kaedah sama, jumlah Untung/Rugi perniagaan untuk satu tempohmasa adalah jumlah peningkatan Aset Bersih perniagaan untuk tempohmasa tersebut.

Sekiranya ditulis dari segi matematiknya,

Aset Bersih (akhirmasa) - Aset Bersih (awalmasa)

= Untung/Rugi (tempohmasa)

Dua jenis buku Akaun umum yang ada diatas adalah buku Aset dan buku Tanggungan. Buku ini adalah jenis buku Akaun utama yang perlu ada untuk semua jenis perniagaan.

Contoh Aset Perniagaan:
Kereta peniaga
Van perniagaan
Komputer pejabat
Mesin pengeluaran
.... semua jenis harta perniagaan yang dibeli bukan untuk tujuan jualan.

Stok belum dijual
Hutang pelanggan
Tunai dalam bank perniagaan
Tunai dalam tangan perniagaan

Contoh Tanggungan Perniagaan:
Modal perniagaan
Untung/Rugi Perniagaan
.... modal pernigaan dan untung/rugi perniagaan adalah Tanggungan kerana duit ini adalah kepunyaan peniaga.

Hutang bank
Hutang pengedar

Apa Itu Untung, Apa Itu Tunai II

Prinsip paling asas adalah, duit perniagaan bukan duit peniaga. Lihat penerangan mengenai Entiti Perniagaan. Hanya untung bersih boleh diagihkan kembali kepada peniaga untuk kegunaan peribadi.

Cara kedua untuk mengira untung adalah menggunakan cara formal yang diajar disekolah perakaunan. Menggunakan data yang sama seperti entri sebelumnya.



Andaian kita ada membuat belanja tunai sebanyak 200. Oleh itu kiraan untung bersih adalah seperti berikut.



Kita masih mendapat pengiraan untung bersih yang sama seperti pengiraan pertama menggunakan kiraan peningkatan Aset Bersih perniagaan. Oleh itu hanya untung bersih 150 boleh diagihkan kembali kepada peniaga untuk kegunaan peribadi, bukan tunai ditangan 600.

Maklumat tambahan:
Jumlah jualan diperoleh dalam kiraan diatas kerana kita dapat lihat tunai telah meningkat dari 200 kepada 600 (600 - 200 = 400). Andaian dibuat perniagaan ada perbelanjaan tunai 200. Jadi jumlah tunai yang diperoleh oleh perniagaan untuk tempoh tersebut adalah (400 + 200 = 600).

Hantar Soalan Anda di Sini

Anda punya persoalaan mengenai pengurusan kos, buku akaun, cukai dan insuran dan memerlukan bantuan?

Anda boleh hantar soalan anda disini dengan membuat ulasan pada entri ini, atau boleh terus hantar emel kepada saya di isunik@gmail.com.

Sekiranya saya boleh bantu saya akan cuba, sekiranya tidak saya akan cuba panjangkan kepada yang boleh membantu.

Petronas untung MYR62b, bukan jumlah besar

MYR62 billion, 62 dengan sembilan angka kosong dibelakangnya, bukanlah satu jumlah yang besar. Dengan jumlah penduduk 26 juta, juga wang ini dibahagi samarata kepada semua rakyat, setiap seorang hanya mendapat lebih kurang RM2,400 ringgit.

Berapa banyak barang boleh dibeli dengan wang sebanyak itu? Mungkin boleh habis dalam masa kurang sebulan, tetapi berapa ramai dimalaysia ini yang hidup kurang dari sebulan?

Dengan purata jangkahayat penduduk malaysia melebehi 70 tahun, duit tersebut seharusnya digunakan oleh Petronas untuk mengembangkan perniagaannya, untuk lebih mampu berdaya saing dimasa hadapan.

Apa akan jadi kepada Petronas bila minyak dan gas sudah tiada? Berapa banyak wang dibelanjakan oleh syarikat tersebut untuk membangunkan industri tenaga, untuk mencari tenaga alternatif misalnya. Selain keupayaan negara untuk menghasilkan sendiri keperluan makanan penduduknya, kebolehan untuk mendapatkan punca tenaga adalah satu ancaman kepada negara dimasa hadapan, jika tidak ditangani dari sekarang.

Saya fikir, walaupun adanya tekanan inflasi yang tinggi, yang lebih utama bukanlah bantuan dari kerajaan, perlu untuk golongan tertentu, tetapi lebih utama keupayaan kita untuk mengubah dan menilai semula perbelanjaan sendiri. Mungkinkah itu boleh bijak?

B3Lima