Buku kira-kira persatuan - Penyedian bajet

Perkara asas patut dilaporkan dalam laporan kewangan ialah sejauh mana keadaan kewangan persatuan jika dibandingkan dengan bajet. Bajet menentukan aras yang patut dicapai oleh persatuan samada dari segi jumlah kutipan atau dari segi kelancaran aktiviti yang patut dijalankan.

Oleh itu, untuk kelancaran perjalanan persatuan, satu bajet perlu disediakan. Berapakah jumlah kutipan yang boleh dibuat secara bulanan? Apakah aktiviti-aktiviti yang dijalankan selama setahun? Berapa perbelanjaan diperlukan untuk menjalankan aktiviti-akitiviti tersebut? Adakah jumlah kutipan mencukupi? Perlukah mendapat bantuan kewangan dari badan induk atau tajaan perseorangan atau syarikat? Semua persoalan ini perlu dijawab dan diringkaskan sebagai bajet kewangan.

Adalah wajar bajet ini dilakukan untuk penggal baru dan dibuat untuk sekurang-kurangnya tempoh satu tahun kedepan. Setelah bajet dibentangkan dan diluluskan oleh pihak pengurusan atau exco, barulah ianya digunakan untuk memantau aktiviti persatuan untuk tempoh setahun. Ingin mendapatkan contoh bajet persatuan? Hantarkan email kepada saya isunik@gmail.com

Buku Kira-kira Persatuan: Perlunya Buku Akaun

Sudah tentu penyediaan buku kira-kira memenuhi tujuan tertentu. Tanpa buku kira-kira yang betul, mungkin tujuan tersebut tidak dapat dihasilkan. Untuk sebuah persatuan, perkara asas yang ingin dipantau adalah pembayaran yang dibuat oleh ahli-ahli persatuan. Siapa yang sudah bayar yuran dan sejauh mana kutipan yuran telah dibuat. Oleh itu satu rekod asas buku kira-kira yang perlu ada ialah rekod pembayaran keahlian. Rekod tersebut perlu dapat merekodkan siapa yang sudah bayar yuran dan berapa banyak tunggakan yuran.

Perkara kedua yang ingin dipantau adalah aktiviti-aktiviti yang dijalankan. Sebanyak mana perbelanjaan telah dibuat untuk aktiviti tertentu. Bagaimana aktiviti tersebut dapat dijalankan? Mungkin ada sumbangan kewangan lain telah dapat dibuat untuk menampung aktiviti tersebut. Semua ini memerlukan rekod tertentu supaya mudah untuk diawasi.

Sudah tentu, jumlah wang yang boleh dibelanjakan untuk tempoh masa tertentu juga perlu diketahui. Adakah persatuan ada cukup jumlah tunai ditangan untuk menampung keperluan wang terdekat? Dengan adanya buku akaun yang betul, perkara ini juga amat mudah diawasi. Dari laporan kewangan berkala yang dibuat, pihak pengurusan juga dapat buat tindakan susulan lain jika perlu untuk memastikan perjalanan operasi persatuan tidak tergangu.

Bolehlah email kepada saya jika ingin melihat contoh buku kira-kira persatuan yang mudah dikendalikan.

Buku Kira-Kira Dokumen Asal

Setiap transaksi dimulakan dengan dokumen asal. Contoh dokumen asal adalah resit terima bayaran, inbois dan rekod bayaran. Dokumen asal perlu disimpan secara teratur untuk rujukan jika diperlukan. Sewajarnya, susunan dokumen asal yang disimpan adalah mengikut susunan rekod yang dibuat. Ini memudahkan rujukan balik ke fail dokumen dari rekod buku kira-kira.

Dokumen asal kosong boleh dibeli dikedai alatulis. Hanya perlu menggunakan cop persatuan setiap kali dokumen dikeluarkan. Dengan kecanggihan applikasi computer sekarang, anda juga boleh menggunakan aplikasi seperti Excel Microsoft untuk mencipta dokumen asal anda sendiri.

Pastikan nombor turutan pada dokumen asal tidak terputus atau melompat. Ini ciri penting untuk memastikan kelengkapan transaksi. Penggunaan nombor dokumen yang melompat atau tidak mengikut turutan akan mengelirukan dan menyukarkan pemantaun oleh pihak ketiga, seperti auditor luar atau pihak berwajib.

Sekiranya dokumen yang bernombor tidak digunakan oleh sebab-sebab tidak dapoat dielakkan, pastikan dokumen tersebut juga disimpan. Letakkan nota kenapa dokumen tersebut tidak digunakan. Ini memastikan semua dokumen asal disimpan dan tiada nombor yang melompat atau tidak mengikut turutan. Letakkan komen anda disini untuk mendapatkan contoh dokumen asal.

Buku kira-kira Persatuan

Untuk sebuah persatuan, selain melaporkan keadaan kewangan kepada pihak berwajib untuk tempoh tertentu, adalah satu tindakan bijak sekiranya laporan kewangan dibentangkan pada pihak pengurusan secara berkala. Kekerapan laporan hendaklah selari dengan kekerapan mesyuarat pengurusan. Contohnya sekiranya mesyuarat pengurusan diadakan secara bulanan, adalah wajar laporan kewangan dibuat secara bulanan.

Laporan kewangan ini mesti membantu pihak pengurusan memantau bayaran keahlian dan juga kutipan-kutipan lain dan buat tindakan susulan sekiranya ada kelewatan. Kepentingan jumlah wang masuk tidak boleh dinafikan sekiranya aktiviti-aktiviti persatuan yang telah dirancang dapat diteruskan.

Perbelanjaan yang dikeluarkan untuk setiap aktiviti juga perlu dikaji untuk mengelak pembaziran bajet yang telah diperuntukkan.

Keperluan laporan kewangan ini bukan sahaja untuk persatuan yang besar, yang mungkin ada akauntan dalaman yang melakukan tugas menjaga kewangan persatuan, tapi juga untuk persatuan kecil yang menggabungkan jumlah ahli yang kecil. Untuk tujuan itu, tulisan blog seterusnya akan cuba memberi sedikit panduan mudah untuk persatuan kecil merekodkan kewangan persatuan dan seterusnya membuat satu laporan kewangan yang ringkas untuk tempoh tertentu. Teruskan membaca blog ini

Penyata Untung Rugi Bulanan

Sebaiknya, buku akaun harus ditutup setiap bulan dan buat akaun baru untuk bulan baru. Sekiranya kita tutup buku tunai kita, mungkin kita ada rekod akaun seperti berikut.



Dengan adanya rekod tersebut, kita boleh membuat satu kiraan mudah, berapakah untung perniagaan ini seperti berikut.



Namun kerana tidak semua stok yang dibeli telah dijual, jumlah stok yang tidak terjual harus ditolak dari kos jualan. Pengiraan stok belum dijual perlu dibuat secara kiraan semula stok yang ada. Andaikan stok tidak terjual berjumlah 1,000, penyata untung rugi akan menjadi seperti berikut:



Kerana buku kena seimbang, perbezaan jumlah antara jualan (1000) dan kos jualan (700) adalah untung/(rugi) perniagaan. Dari data diatas, jumlah untung adalah 300 (1000 - 700)

Sila pilih menu 'Muat Turun Dokumen' untuk melihat contoh dokumen.

Pindahan Wang Antara Buku Pembayaran

Sekiranya ada perpindahan wang dari ”Tunai” ke ”Bank“ atau sebaliknya, hanya perlu merekodkan di baristegak ”Tunai” dan ”Bank” sahaja. Sebagai contohnya, jika duit dikeluarkan dari bank dalam bentuk tunai, catatkan jumlah duit masuk di ruangtegak Tunai dan duit keluar di ruangtegak Bank. Jumlah barislintang masih ”0”.

Jika pembayaran dibuat untuk kad kredit, letakkan jumlah pembayaran tersebut diruang tegak kad sebagai duit masuk dan duit keluar dengan jumlah yang sama di ruang tegak tunai atau bank.

Sekiranya perpindahan wang adalah untuk kegunaan peribadi peniaga, ini perlu direkodkan sebagai duit keluar di ruang cara pembayaran dan duit masuk di ruang tegak saham.

Saya fikir, buku Tunai dan Bank ini agak mudah untuk diselenggarakan dan sudah cukup untuk diberikan kepada pengamal akaun untuk melakukan tugasan terakhir setiap bulan atau tahun, iaitu menghasilkan penyata Untung Rugi dan Kunci Kira-Kira.

Pembelian Guna Kad Kredit

Satu lagi jenis pembayaran yang boleh direkodkan adalah pembayaran secara kad kredit. Sesuai dengan keadaan sekarang dimana kad kredit digunakan secara meluas bagi menggantikan tunai. Mungkin penggunaan kad kredit lebih selamat dan membantu dari segi pengurusan pembayaran yang lebih teratur.

Untuk tujuan rekod, kita boleh tambah satu lagi ruang di ruang pembayaran jenis Buku Tanggungan untuk pembayaran menggunakan kad.



Ruangtegak saham adalah jenis Buku Tanggungan kerana perniagaan berhutang dengan bank untuk pembayaran yang dibuat.

Cara transaksi direkodkan adalah sama dengan Buku Tunai dan Bank, duit keluar dicatatkan sebagai negative dan duit masuk dicatatkan sebagai positif.

Buku Akaun Lengkap Peniaga Kecilan

Buku Tunai dan Bank perniagaan boleh terus dikembangkan untuk merekodkan semua jenis transaksi perniagaan. Ini dilakukan dengan menambah ruang tegak yang sesuai di dalam buku tersebut. Selain <ruangtegak saham> kita boleh tambah ruangtegak buku <Aset, Tanggungan, Jualan atau Kos Jualan> yang lain. Sebagai contohnya seperti dibawah, saya telah letakkan ruangtegak seperti berikut:

Buku Tanggungan – Ruangtegak Saham dan Ruangtegak Pinjaman

Buku Aset – Ruangtegak Aset Tetap

Buku Jualan – Ruangtegak Jualan

Buku Perbelanjaan/Kos Jualan – Ruangtegak Stok dan Ruangtegak Lain-lain

Untuk merekodkan transaksi, hanya perlu menempatkan jumlah duit keluar (negative) atau duit masuk (positif) diruangtegak Tunai atau Bank, dan jumlah yang berlawanan diruangtegak Aset, Tanggungan, Jualan atau Kos Jualan yang berkaitan. Pastikan jumlah ruanglintang menjadi ”0” bila dicampurkan.


Rekod sebegini sudah cukup untuk menjadi buku akaun lengkap bagi satu perniagaan kecilan yang sebahagian besar transaksi adalah berbentuk tunai.

Buku Akaun Hari Pertama

Buku Tunai dan Bank, boleh dikembangkan untuk merekodkan pelbagai transaksi perniagaan. Setiap perniagaan sudah semestinya dimulakan dengan buku akaun pertama. Transaksi pertama yang hendak direkodkan adalah pelaburan peniaga dalam perniagaan. Ini kerana perniagaan tidak dapat membuat apa-apa transaksi tanpa ada modal.



Sekiranya peniaga memulakan perniagaan dengan modal tunai, ini boleh direkodkan didalam buku Tunai dan Bank seperti diatas. Oleh kerana ini merupakan duit masuk, jumlah yang dimasukkan ditunjukkan sebagai positif di ruangtegak(column) Bank dan negatif di ruangtegak tambahan, Saham.

Sekiranya anda perhatikan, jumlah yang sama dimasukkan didalam kedua-dua ruangtegak. Perbezaannya satu nilai positif dan satu nilai negatif. Sekiranya dicampur nilai tersebut di ruanglintang (row) kita akan mendapat nilai ”0” (5,000 – 5,000).

Kiraan ”0” ini amat penting untuk memastikan rekod telah dicatatkan dengan betul.

Buku Tunai dan Bank Perniagaan

Buku Tunai dan Bank adalah dua buku Akaun yang utama untuk perniagaan. Buku Tunai dan Bank merekodkan duit masuk dan duit keluar perniagaan. Baki duit didalam buku ini semestinya sama dengan jumlah tunai di tangan dan duit didalam bank.

Mengemaskini buku Tunai dan Bank amat mudah, setiap duit masuk direkodkan sebagai positif dan duit keluar sebagai negatif (atau dalam kurungan). Nota transaksi ditulis di ruang kanan – tarikh, dokumen rujukan, no rujukan dan perkara.

Contoh buku dibawah, peniaga memulakan perniagaan dengan memasukkan duit 5,000 kedalam akaun bank. Kemudian 1,000 dikeluarkan sebagai tunai. Perniagaan menghasilkan jualan tunai 1,000. Sehingga akhir hujung bulan, pembayaran di buat untuk bil api dan kad kredit. Oleh itu baki duit perniagaan ini adalah 1,800 tunai di tangan dan 3,000 didalam akaun bank.



Buku Tunai dan Bank dikategorikan sebagai buku Aset. Buku tunai dan bank boleh dibeli dikedai alatan pejabat. Anda juga boleh mendapatkan contoh buku Tunai dan Bank di laman ini.

Hantar Soalan Anda di Sini

Anda punya persoalaan mengenai pengurusan kos, buku akaun, cukai dan insuran dan memerlukan bantuan?

Anda boleh hantar soalan anda disini dengan membuat ulasan pada entri ini, atau boleh terus hantar emel kepada saya di isunik@gmail.com.

Sekiranya saya boleh bantu saya akan cuba, sekiranya tidak saya akan cuba panjangkan kepada yang boleh membantu.