Buku kira-kira persatuan - Penyedian bajet

Perkara asas patut dilaporkan dalam laporan kewangan ialah sejauh mana keadaan kewangan persatuan jika dibandingkan dengan bajet. Bajet menentukan aras yang patut dicapai oleh persatuan samada dari segi jumlah kutipan atau dari segi kelancaran aktiviti yang patut dijalankan.

Oleh itu, untuk kelancaran perjalanan persatuan, satu bajet perlu disediakan. Berapakah jumlah kutipan yang boleh dibuat secara bulanan? Apakah aktiviti-aktiviti yang dijalankan selama setahun? Berapa perbelanjaan diperlukan untuk menjalankan aktiviti-akitiviti tersebut? Adakah jumlah kutipan mencukupi? Perlukah mendapat bantuan kewangan dari badan induk atau tajaan perseorangan atau syarikat? Semua persoalan ini perlu dijawab dan diringkaskan sebagai bajet kewangan.

Adalah wajar bajet ini dilakukan untuk penggal baru dan dibuat untuk sekurang-kurangnya tempoh satu tahun kedepan. Setelah bajet dibentangkan dan diluluskan oleh pihak pengurusan atau exco, barulah ianya digunakan untuk memantau aktiviti persatuan untuk tempoh setahun. Ingin mendapatkan contoh bajet persatuan? Hantarkan email kepada saya isunik@gmail.com

Buku Kira-kira Persatuan: Perlunya Buku Akaun

Sudah tentu penyediaan buku kira-kira memenuhi tujuan tertentu. Tanpa buku kira-kira yang betul, mungkin tujuan tersebut tidak dapat dihasilkan. Untuk sebuah persatuan, perkara asas yang ingin dipantau adalah pembayaran yang dibuat oleh ahli-ahli persatuan. Siapa yang sudah bayar yuran dan sejauh mana kutipan yuran telah dibuat. Oleh itu satu rekod asas buku kira-kira yang perlu ada ialah rekod pembayaran keahlian. Rekod tersebut perlu dapat merekodkan siapa yang sudah bayar yuran dan berapa banyak tunggakan yuran.

Perkara kedua yang ingin dipantau adalah aktiviti-aktiviti yang dijalankan. Sebanyak mana perbelanjaan telah dibuat untuk aktiviti tertentu. Bagaimana aktiviti tersebut dapat dijalankan? Mungkin ada sumbangan kewangan lain telah dapat dibuat untuk menampung aktiviti tersebut. Semua ini memerlukan rekod tertentu supaya mudah untuk diawasi.

Sudah tentu, jumlah wang yang boleh dibelanjakan untuk tempoh masa tertentu juga perlu diketahui. Adakah persatuan ada cukup jumlah tunai ditangan untuk menampung keperluan wang terdekat? Dengan adanya buku akaun yang betul, perkara ini juga amat mudah diawasi. Dari laporan kewangan berkala yang dibuat, pihak pengurusan juga dapat buat tindakan susulan lain jika perlu untuk memastikan perjalanan operasi persatuan tidak tergangu.

Bolehlah email kepada saya jika ingin melihat contoh buku kira-kira persatuan yang mudah dikendalikan.

Buku Kira-Kira Dokumen Asal

Setiap transaksi dimulakan dengan dokumen asal. Contoh dokumen asal adalah resit terima bayaran, inbois dan rekod bayaran. Dokumen asal perlu disimpan secara teratur untuk rujukan jika diperlukan. Sewajarnya, susunan dokumen asal yang disimpan adalah mengikut susunan rekod yang dibuat. Ini memudahkan rujukan balik ke fail dokumen dari rekod buku kira-kira.

Dokumen asal kosong boleh dibeli dikedai alatulis. Hanya perlu menggunakan cop persatuan setiap kali dokumen dikeluarkan. Dengan kecanggihan applikasi computer sekarang, anda juga boleh menggunakan aplikasi seperti Excel Microsoft untuk mencipta dokumen asal anda sendiri.

Pastikan nombor turutan pada dokumen asal tidak terputus atau melompat. Ini ciri penting untuk memastikan kelengkapan transaksi. Penggunaan nombor dokumen yang melompat atau tidak mengikut turutan akan mengelirukan dan menyukarkan pemantaun oleh pihak ketiga, seperti auditor luar atau pihak berwajib.

Sekiranya dokumen yang bernombor tidak digunakan oleh sebab-sebab tidak dapoat dielakkan, pastikan dokumen tersebut juga disimpan. Letakkan nota kenapa dokumen tersebut tidak digunakan. Ini memastikan semua dokumen asal disimpan dan tiada nombor yang melompat atau tidak mengikut turutan. Letakkan komen anda disini untuk mendapatkan contoh dokumen asal.

Buku kira-kira Persatuan

Untuk sebuah persatuan, selain melaporkan keadaan kewangan kepada pihak berwajib untuk tempoh tertentu, adalah satu tindakan bijak sekiranya laporan kewangan dibentangkan pada pihak pengurusan secara berkala. Kekerapan laporan hendaklah selari dengan kekerapan mesyuarat pengurusan. Contohnya sekiranya mesyuarat pengurusan diadakan secara bulanan, adalah wajar laporan kewangan dibuat secara bulanan.

Laporan kewangan ini mesti membantu pihak pengurusan memantau bayaran keahlian dan juga kutipan-kutipan lain dan buat tindakan susulan sekiranya ada kelewatan. Kepentingan jumlah wang masuk tidak boleh dinafikan sekiranya aktiviti-aktiviti persatuan yang telah dirancang dapat diteruskan.

Perbelanjaan yang dikeluarkan untuk setiap aktiviti juga perlu dikaji untuk mengelak pembaziran bajet yang telah diperuntukkan.

Keperluan laporan kewangan ini bukan sahaja untuk persatuan yang besar, yang mungkin ada akauntan dalaman yang melakukan tugas menjaga kewangan persatuan, tapi juga untuk persatuan kecil yang menggabungkan jumlah ahli yang kecil. Untuk tujuan itu, tulisan blog seterusnya akan cuba memberi sedikit panduan mudah untuk persatuan kecil merekodkan kewangan persatuan dan seterusnya membuat satu laporan kewangan yang ringkas untuk tempoh tertentu. Teruskan membaca blog ini