Proses Perakaunan

Sekiranya kita ke sempadan Terengganu dan Pahang, berdekatan dengan Cherating, jangan lupa singgah di satu tempat dimana banyak hasil-hasil laut yang diproses dijual. Hasil-hasil laut tersebut saya kira diproses ditempat yang sama dan dibungkus dan dijual kepada pelawat-pelawat yang kebanyakannya datang dari luar Terengganu.

Walaupun hasil yang dijual agak sama dari satu kedai ke satu kedai yang lain, tetapi jika kita mempunyai citarasa yang sangat cerewet, mungkin kita dapat tentukan perbezaan rasa hasil-hasil laut dari satu kedai ke satu kedai yang lain. Bagi yang sudah biasa dengan kedai tersebut, mungkin akan mengunjungi kedai yang sama setiap kali singgah untuk membeli keropok lekor, misalnya.

Sekiranya kita melihat pengeluaran keropok lekor, kita mungkin dapat lihat perkara-perkara berikut:
1) Resepi yang di tentukan oleh pengeluar
2) Mesin pengeluar yang di kawal oleh operator mesin
3) Hasil keluaran yang diterima oleh pembeli

Sekiranya hasil keluaran diterima pembeli, pembeli yang sama mungkin akan datang kembali atau mungkin pembeli tersebut akan mengesyorkan kedai itu kepada pembeli-pembeli lain. Ini akan menambahkan lagi jualan kedai tersebut. Langkah terakhir ini boleh kita tuliskan sebagai:
4) Pengeluar mengetahui citarasa pembeli.

Perkara yang kita boleh ubah dalam langkah diatas adalah resepi keropok lekor kita supaya memenuhi citarasa pembeli. Mesin pengeluar mungkin serupa atau diubah, tetapi ianya tidak mengganggu resepi yang dibuat dan hasil yang keluar.

Analogi ini boleh kita samakan dengan proses perakaunan. Akauntan akan memasukkan data-data yang perlu didalam rekod dan data-data tersebut adalah data-data yang diperlukan oleh pengguan akaun. Sistem simpanan yang digunakan mungkin berbeza-beza mengikut kemampuan peniaga dan saiz perniagaan, tetapi data-data yang disimpan akan tetap sama. Sistem simpanan mungkin buku-buku akaun yang ditulis dengan tangan, atau rekod-rekod komputer yang disimpan didalam simpanan elektronik. Namun tujuan dan jenis data yang disimpan tetap sama bergantung kepada kehendak pengguna akaun.

Oleh itu mengikuti proses sama seperti diatas, kita boleh katakan proses-proses perakaunan adalah seperti berikut:
a) Data-data yang direkodkan oleh juru akaun.
b) Sistem simpanan akaun yang digunakan
c) Penyata akaun
d) Timbalbalas pengguna mengenai data-data yang diperlukan

Persoalannya banyak data boleh diperolehi dari setiap apa yang berlaku dan ada banyak cara kita boleh melaporkannya untuk mendapatkan apa yang diperlukan. Adakah ada satu cara yang betul?

Tujuan Perakaunan

Pernahkan anda membawa buku tiga lima anda ke pasaraya Mydin? Mungkin anda bertanya apa itu buku tiga lima? Sekiranya ada boleh kah buku tersebut digunakan di pasaraya tersebut?

Saya masih ingat buku tiga lima. Bersaiz kecil, nipis dan depenuhi dengan tulisan yang saya tidak fahami didalamnya. Ada tulisan logo (555) di kulit depan buku kecil ini. Nama buku tiga lima diambil sempena logo tiga nombor lima tersebut. Saya fikir, kalau kita buat satu penjanamaan baru sekalipun seperti buku kepala harimau misalnya, masih tidak mampu untuk menandingi kekuatan jenama buku tiga lima. Sebut saja buku tiga lima, perkara yang pertama terpampang di fikiran adalah buku hutang.

Kalaulah buku tiga lima masih boleh digunakan di pasaraya-pasaraya mega yang ada sekarang ini, kemungkinan bentuknya lebih canggih dan ranggi sesuai dengan zaman teknologi sekarang ini. Namun peranan buku tiga lima sudah lama diambil alih oleh sekeping kad kredit, yang terlalu mudah untuk diperolehi sekarang ini.

Seperti mana kad kredit, buku tiga lima digunakan sebagai rekod hutang pembelian. Kos buku tidak mahal dan mudah diselenggarakan. Kaedah ini digunalan secara meluas oleh peniaga runcit untuk merekodkan hutang yang diberi kepada pelanggan. Setiap pelanggan akan mempunyai buku tiga lima yang akan disimpan oleh pelanggan dan apa bila barang-barang dibeli di kedai, tiada pembayaran akan dibuat pada masa tersebut. Jumlah yang tidak dibayar akan direkodkan di dalam buku tiga lima.

Kaedah ini memudahkan pelanggan untuk mendapatkan barang-barang keperluan dapur secara cepat walaupun jumlah tunai yang dipegang dalam tangan tidak mencukupi. Pembayaran hutang-hutang tersebut akan dibuat pada akhir bulan dan jumlah pembayaran akhir bulan akan direkodkan di dalam buku yang sama. Oleh itu, baki tertunggak di dalam buku tiga lima tersebut merupakan jumlah hutang yang masih belum di bayar oleh pelanggan.

Buku tiga lima adalah salah satu cara mudah untuk merekodkan sebahagian data-data penting perniagaan. Data-data yang ada dalam buku tersebut memenuhi keperluan yang ada. Data-data tersebut juga boleh digunakan oleh pekedai dan pembeli untuk mengetahui berapa jumlah barang yang dibeli, berapa pembayaran yang dibuat, berapa jumlah hutang yang tertunggak dan berapa banyak pembelian baru yang mungkin akan dibuat berdasarkan rekod-rekod pembelian lepas.

Oleh itu boleh kita katakan secara amnya, buku akaun adalah satu laporan data yang berguna mengenai kedudukan kewangan seseorang peniaga. Laporan data tersebut akan menyatakan:
1) Jumlah kewangan yang masih dimiliki sekarang.
2) Jumlah kewangan yang pernah dimiliki sebelum ini.
3) Perubahan dalam jumlah kewangan.
4) Jumlah kewangan yang mungkin diperolehi akan datang.

Bagaimana kita menentukan data-data yang dilaporkan adalah berguna untuk perniagaan kita?

Pengenalan Perakaunan

Saya rasa amat tertarik dengan imej dan konsep yang dibawa oleh Stesen Minyak Petronas akhir-akhir ini. Nampaknya Petronas berjaya membawa konsep “satu perhentian” untuk stesen-stesen minyak yang baru dibuka. Saya nampak konsep ini mula dibawa oleh Stesen Minyak Projet, tetapi nampaknya syarikat tersebut gagal melaksanakannya dan terus berundur dari Malaysia. Saya nampak, syarikat-syarikat lain cuba mengikut konsep yang dibawa olej Projet, namun yang lebih menonjol adalah Stesen Minyak Petronas.

Mungkin saya silap, tapi itu dari pemerhatian saya. Secara peribadi, saya akan terfikir Petronas bila memikirkan tempat untuk makan atau mencari mesin “ATM”. Sudah semestinya bila kita berkunjung ketempat tersebut, kita akan membeli barang-barang lain yang ada dijual disitu. Kemungkinan barang makanan kunyahan, seperti kacang kuning atau kacang parang dan sebagainya.

Kalau kita perhatikan konsep jualan yang serupa ada di pasaraya-pasaraya besar. Kalau kita berangan-angan hanya untuk membeli telur di pasaraya, bersedialah untuk membawa wang yang cukup untuk membayar barangan sebakul kereta sorong. Kita akan tertarik untuk membeli barang-barang lain yang ada dijual dipasaraya tersebut. Pembelian yang tak dirancang ini sudah menjadi tabiat kita yang memang menguntungkan pasaraya di Malaysia.

Namun bagi sesetengah orang, walaupun pembelian tersebut tidak dirancang, dia dapat menganggarkan jumlah tunai yang ada ditangan untuk membayar barangan tersebut. Sekiranya dia menggunakan kad kredit, dia juga dapat menganggarkan jumlah yang mampu dia bayar secara kredit berdasarkan jumlah wang akan diterima akhir bulan. Ini satu kaedah yang agak mudah sekiranya perbelanjaan kita tidak banyak dan hasil yang diterima juga hanya dari satu punca mungkin, iaitu gaji bekerja.

Tapi sekiranya kita membuka kedai dan berniaga secara kecil-kecilan, patutkah kita menggunakan kaedah yang sama, sama seperti kita membeli barang samada di stesen minyak atau dipasaraya. Saya kira mungkin boleh, tetapi kita perlu tahu berapa banyak wang yang kita ada pada waktu tertentu sebelum kita berbelanja. Kita juga mungkin ingin tahu berapa banyak hasil yang akan kita terima pada hari-hari akan datang. Perkara-perkara ini dan beberapa perkara lain, amat penting untuk satu-satu perniagaan untuk berdaya maju.

Bagaimana harus kita buat untuk merekodkan data-data perniagaan kita? Apakah prinsip-prinsip asas disebalik cara-cara yang ada?

Undergoing MyBlogLog Verification